Автоматизация IT процессов использует технологии для автоматизации сложных бизнес-процессов. Обычно она выполняет три функции: автоматизация процессов, централизация информации и снижение требований к вводу данных людьми. Она предназначен для устранения узких мест, уменьшения количества ошибок и потерь данных при одновременном повышении прозрачности, коммуникации между отделами и скорости обработки.
Автоматизация процессов оптимизирует систему, удаляя человеческий фактор, что уменьшает количество ошибок, увеличивает скорость доставки, повышает качество, минимизирует затраты и упрощает бизнес-процесс. Она включает в себя программные инструменты, людей и процессы для создания полностью автоматизированного рабочего процесса.
Традиционная автоматизация процессов гораздо шире в своих приложениях и интеграциях. Она включает в себя использование машин для выполнения задач, программного обеспечения, данных и систем хранения, а также интеграционные действия. Тем не менее, роботизированная автоматизация процессов сосредоточена на интерфейсных действиях и эмулирует работу почти так же, как человек. Эти услуги представляет компания itsm system.
Автоматизация процессов часто требует большого участия ИТ-инженеров и разработчиков, в то время как роботизированная автоматизация процессов использует роботов, которые могут быть обучены или самообучаемы. Автоматизация обычно используется для ИТ-функций, таких как ответы на электронные письма, извлечение данных и другие основные системные задачи, которые в противном случае выполнял бы человек.
Автоматизация бизнес-процессов охватывает огромный спектр задач, среди которых:
- Управление и сбор файлов данных
- Автоматизация повторяющихся задач
- Подключение и интеграция источников данных и сервисов
Как внедрить автоматизацию процессов
Общие процессы, которые необходимо автоматизировать, включают выставление счетов, заказы на продажу, сверку бухгалтерского учета, ввод данных, системные запросы, начисление заработной платы, перевод сотрудников или поставщиков на работу или увольнение сотрудников. Все организации разные, но пять основных шагов остаются неизменными.
- Определите задачи и процессы, которые можно автоматизировать
Не каждую задачу можно автоматизировать. Однако есть несколько простых решений, когда некоторые процессы можно легко автоматизировать с помощью существующего программного обеспечения. Подумайте о задачах внутри организации, которые:
- Повторяются
- Чувствительны ко времени
- Нужны аудиты или следы соответствия
- Воздействовать на другие процессы и системы в бизнесе
- Основаны на правилах, стандартизированы
- Имеют потенциал для высокой окупаемости инвестиций
Найдите эти задачи и создайте карту процессов, показывающую текущую систему.
- Установите организационные цели
Если у вас нет четкого представления о том, куда вы хотите двигаться, ваши изменения могут не привести к каким-либо позитивным и устойчивым изменениям. Организации необходимо решить, каковы их цели и как автоматизация поможет их достичь. Также важно спланировать, как будет измеряться успех: меньше жалоб клиентов, сокращение времени выполнения работ, увеличение прибыльности?
После того, как вы прояснили свои цели, принятие решений становится намного проще, поскольку каждый выбор просто становится тем, приближает ли он нас к нашим целям или отдаляет?
- Выберите правильные инструменты
Здесь необходимы исследования для поиска наилучших решений. В этом может помочь привлечение специалистов, имеющих опыт создания успешных систем автоматизации процессов. Идеальная система проста и понятна, с интуитивно понятным интерфейсом и удобством использования. Она должна быть масштабируемой, с гибкостью для будущего роста и изменений внутри организации. Она также должна интегрироваться с существующим программным обеспечением и инструментами, иметь возможность взаимодействовать с другими программами и иметь систему для работы с данными.
- Управление изменениями
Это, пожалуй, самый важный шаг в переходе на новую автоматизацию. Получение согласия персонала и обучение сотрудников использованию программного обеспечения помогает обеспечить его эффективное и позитивное отношение.
Вовлечение команды в процесс планирования, получение цикла обратной связи, который открыт для изменений с обеих сторон, и постоянное обучение — все это помогает плавно перейти к новому процессу.
- Измеряйте и контролируйте
Ваш новый процесс и используемые инструменты не должны быть статичными. По мере того, как бизнес нуждается в изменении, должна меняться и система. Постоянно отслеживайте ключевые показатели производительности и, если производительность падает, оценивайте процесс и переоценивайте потребности, жизненно важные для долговечности системы.
